منشی عنوان حرفه ای است که به افرادی داده می شود که موظف به پذیرش بیمار در موسسات بهداشتی یا مطب های خصوصی، نگهداری سوابق بیمار و انجام اعمال عمومی مطب هستند. برخی از پزشکان، مهمترین ویژگیهای منشی مطب برای استخدام را سابقه او می دانند. اما از آنجایی که منشی می تواند دلیل مراجعت دوباره و یا ناخشنودی بیمار از مطب شود، نمی توان از اهمیت نقش او در مطب غافل شد.
یک منشی مطب حرفه ای می تواند تاثیر غیر قابل انکاری بر موفقیت مطب داشته باشد. چرا که حرفه ای بودن منشی، به مرور منجر به بیشتر شدن رفت و آمد بیماران جدید و وفاداری بیماران قدیمی می شود. بنابراین، استخدام منشی یکی از مهم ترین عوامل تاثیرگذار بر موفقیت یک مطب پزشکی و دندانپزشکی است.
در این مقاله از مطب چین به بررسی مهمترین ویژگیهای منشی مطب برای استخدام می پردازیم.
شرح وظایف منشی مطب، چه مواردی را پوشش می دهد؟
مسئولیت های حرفه ای منشی را می توان در عناوین زیر گروه بندی کرد:
- پاسخگویی به تماسهای دریافتی بیمار، ضبط پیام و ارسال آنها به پزشک
- ارائه اطلاعات بیمه و پرداخت به بیمارانی که برای تعیین وقت قبلی تماس می گیرند.
- پذیرش بیماران در مطب و ثبت سوابق آنها
- تنظیم تاریخ ویزیت بیمار
- ترتیب قرار ملاقات بعدی قبل از خروج بیماران از مطب
- انتقال فرمهایی که بیماران باید پر کنند.
- تنظیم برنامه پزشک برای اطمینان از حضور در مطب
- تماس با بیماران برای یادآوری تاریخ ویزیت آینده
- انتقال نتایج آزمایشگاه به پرسنل مربوطه
- ثبت سابقه بیمار، یادداشت های جراحی و گزارش های پزشکی دیکته شده توسط پزشک
- انجام امور مالی پزشک
- وفاداری به حریم خصوصی بیمار
- رعایت استانداردهای حرفه ای، سیاست ها و رویه های مرسوم پزشک و مراکز درمانی
- اطمینان از رفع نقص در تجهیزات اداری
- انجام کارهای مختلف اداری مانند سفارش لوازم مورد نیاز
- ثبت سوابق مالی
نکات اصلی برای استخدام منشی مطب
برای استخدام یک منشی که بتواند به خوبی مسئولیت های خود را انجام دهد، لازم است هنگام استخدام منشی سوالات خاصی از افراد متقاضی بپرسید و به چند مورد توجه داشته باشید. در زیر به ۱۰ مورد از مهمترین ویژگیهای منشی مطب برای استخدام اشاره کرده ایم.
-
نحوه برخورد با بیمار
از فرد متقاضی استخدام به عنوان منشی بپرسید زمانی که با یک بیمار درگیر شده است، چه واکنشی نشان می دهد. این سوال به شما کمک می کند تا سطح تجربه داوطلب و نحوه کنترل مشکلات را در مورد او بسنجید.
لازم است پاسخی را بشنوید که نشان می دهد داوطلب تمام تلاش خود را برای جلوگیری از درگیری انجام می دهد، اما پس از بروز درگیری، قادر است به سرعت مشکل را حل کند. بهتر است به دنبال فردی باشید که تحت فشار دچار استرس نشود و بتواند سریعا برای حل مساله اقدام کند.
همچنین مهمترین ویژگیهای منشی مطب توانایی انجام اقدامات پیشگیرانه قبل از بروز درگیری می باشد، در حالی که اجازه نمی دهد اتفاقات غیرمنتظره روی عملکرد شغلی او تأثیر بگذارد.
-
مهارت در استفاده از کامپیوتر و آشنایی با فضاهای مجازی و اینترنتی
در دوران ما، بسیاری از بیماران، با استفاده از اطلاعات پزشک در فضای مجازی، پزشک خود را انتخاب می کنند. در صورتیکه استخدام منشی با توجه به میزان توانایی او در استفاده از کامپیوتر و اینترنت صورت بگیرد، می تواند در موفقیت مطب تاثیر داشته باشد.
همچنین آشنایی منشی با کامپیوتر باعث می شود که انجام کارهایی مانند تشکیل پرونده برای بیماران، ایجاد فایل های مالی برای مدیریت هزینه های مطب و… راحت تر و سریع تر باشد.
-
جنسیت منشی
در کشور ما بیشتر منشی های مطب های پزشکی، خانم هستند. اگرچه انتخاب جنسیت منشی، با توجه به تخصص پزشک و مسئولیت های تعریف شده برای آن مطب خاص انجام می گیرد.
از آنجایی که خانم ها معمولا در برقراری رابطه همدلانه با بیمارها حرفه ای تر عمل می کنند، بیشتر پزشکان ترجیح می دهند که استخدام منشی را از میان بانوان انجام دهند.
-
کنترل رفتار و نحوه مدیریت برخورد با بیماران
وقتی یک منشی روز بدی را سپری می کند، چگونه با افرادی که وارد مطب می شوند ارتباط برقرار می کند؟ یک منشی در طول روز با بیمارانی سر و کار دارد که احتمالا چندان خوشحال نیستند و یا بی حوصله و عصبی به نظر می رسند.
لازم است که منشی بتواند زندگی شخصی و زندگی حرفه ای خود را از هم کند. شما نمی خواهید بیمارانتان هنگام ورود به مطب به خاطر رفتار منشی، احساس ناخوشایندی داشته باشند. به دنبال داوطلبی باشید که بتواند بیماران را در اولویت خود قرار دهد و بدون توجه به آنچه در زندگی اش اتفاق افتاده، با روی خوش از بیماران استقبال کند.
توانایی استقبال و صمیمی بودن بدون توجه به شرایط، از مزیت های استخدام منشی حرفه ای است.
-
فن بیان قوی و ظاهر آراسته
فن بیان قوی و داشتن ظاهر مناسب، یکی از مهم ترین مهارت های منشی های حرفه ای است. هنگامی که قصد استخدام منشی از میان داوطلبان این شغل را دارید، به نحوه صحبت کردن آنها توجه کنید. برخورد مناسب منشی و فن بیان او می تواند بر بیماران، اثر چشمگیری داشته باشد.
منشی یک مطب، مانند ویترین مطب عمل می کند. یک منشی حرفه ای از پوشش آراسته و ظاهر مرتب در کنار لحن مناسب، فن بیان و مهارت های مذاکره در ارتباط با مراجعان استفاده می کند.
-
کار با تجهیزات موجود در مطب
اگر استخدام منشی را از میان افراد با سابقه در حیطه تخصص خود انجام می دهید، احتمالا با این نکته مشکلی نخواهید داشت. لازم است که منشی با نرم افزارهای آفیس (وُرد، اکسل و…) آشنایی ابتدایی داشته باشد.
همچنین اگر نیاز است منشی شما در برخی موارد (مانند منشی مطب دندانپزشکی یا مطب جراح عمومی) به عنوان اپراتور در کنار شما قرار گیرد، لازم است کار با تجهیزات فنی موجود در مطب را فرا گیرد.
-
اطلاعات متقاضی از شغل منشی گری
متقاضی که برای استخدام به عنوان منشی نزد شما آمده است، باید با خدمات درمانی که شما ارائه می دهید، سابقه و عملکرد مورد نیاز رشته پزشکی شما آشنا باشد. همچنین، شما به فردی نیاز دارید که توانایی ابتکار عمل داشته و در مورد روشهای درمانی رشته شما دانش نسبی داشته باشد.
از طرفی، لازم است استخدام منشی با توجه به فرهنگ خاص مطب شما صورت بگیرد. هر پزشکی، اخلاقیات خاص خود را دارد و تصمیمات متفاوتی برای مطبش اتخاذ می کند. لازم است استخدام منشی با توجه به این تصمیمات و اخلاقیات انجام شود تا میزان اختلاف میان پزشک و منشی به حداقل برسد.
-
سوابق منشی
برای استخدام منشی علاوه بر سوابق کاری او، به میزان تحصیلات، سوابق کار او در شغلهای احتمالی دیگر و رزومه او توجه کنید. سابقه کار در این حرفه اهمیت دارد و می تواند تعیین کننده باشد. اما فراموش نکنید که ممکن است در میان داوطلبان، افرادی باشند که سابقه ای در شغل منشی گری ندارند، اما ویژگیهای دیگر در رزومه آنها، کاملا متناسب با انتظارات شماست.
-
راحت بودن متقاضی با کارهایی مانند وصول هزینه
آیا کسی که او را برای استخدام منشی در نظر دارید، با انجام کارهایی مانند برقراری تماس و وصول هزینه راحت هستند؟ این سوال به شما کمک می کند نحوه برخورد داوطلب با قسمتهای نامطلوب کار منشی را مشاهده کنید.
انجام تماس ها و وصول هزینه ها می تواند استرس آور باشد. بنابراین شما می خواهید فردی که با این کار احساس راحتی می کند، این مسئولیت را بر عهده بگیرد. بنابراین لازم است کسی که برای استخدام منشی داوطلب شده است، به مقابله با وظایف چالش برانگیز تمایل داشته باشد، در برخورد با امور مالی فعال عمل کند و برای مقابله با مخالفت های احتمالی بیماران برنامه داشته باشد.
-
اشتیاق و انگیزه
از آنجایی که منشی ها لازم است فعال باشند و چند کار را همزمان انجام دهند، میزان اشتیاق و انگیزه آنها برای استخدام اهمیت دارد. یک منشی در طول روز کارهایی مانند ارتباط با افراد، کار با کامپیوتر، رسیدگی به امور دفتری، همکاری در عملیات اجرایی، ایجاد پرونده و مراجعه به سوابق بیماران، پاسخ دادن به تماس ها و… را انجام می دهد.
در صورتیکه که متقاضی استخدام منشی، اشتیاق و انگیزه لازم برای فعالیت در این شغل را نداشته باشد، انجام دادن تمام این کارها به صورت همزمان، امری بعید به نظر می رسد.
استخدام منشی
پزشک عزیز، شما می توانید با توجه به موارد ذکر شده منشی مورد نظر خود را پیدا کنید. برای مشاهده داوطلبان میتوانید از طریق این لینک اقدام نمایید.
بسیار عالی و کاربردی بود ، خصوصا بخش نحوه برخورد با بیمار
ممنون
جالب بود مرسی.
Jame va mofid bood